In breve

Il volume fornisce principi, metodo e strumenti per l’organizzazione, la tenuta e la conservazione degli archivi correnti, di deposito e storici della pubblica amministrazione e dei privati. Costituisce una base essenziale per la formazione dei professionisti e degli studiosi nel campo dell’ordinamento, della descrizione, della formazione e gestione delle fonti documentarie, tradizionali e digitali, offrendo un quadro esaustivo della complessa normativa di settore e degli standard di riferimento. Questa nuova edizione del manuale presenta importanti aggiornamenti riguardo alla normativa e agli assetti istituzionali di riferimento nel settore degli archivi, soprattutto per quegli ambiti che hanno subito maggiori se non radicali trasformazioni quali le disposizioni sull’accesso, sulla privacy, sulla formazione e conservazione di patrimoni documentari digitali. Gli standard internazionali per la descrizione archivistica e i recenti linguaggi di rappresentazione sono stati oggetto di una nuova e completa trattazione a cura di Stella Di Fazio.

Indice

Premessa
Parte prima
L’amministrazione archivistica e la normativa di tutela
1. Dal ministero dell’Interno al ministero per i Beni, le attività culturali e il turismo
1. Organizzazione dell’amministrazione archivistica
Dal 1861 al 1998: ministero dell’Interno poi ministero per i Beni culturali e ambientali/Dal 1998 al 2012: ministero per i Beni e le attività culturali/Dal 2013  al 2021: ministero per i Beni, le attività culturali e il turismo
2. Le funzioni dell’amministrazione archivistica
3. Organi periferici dello Stato preposti alla conservazione e alla vigilanza
4. I rapporti internazionali
2. Il Codice dei beni culturali e del paesaggio e la tutela dei beni archivistici
1. I beni archivistici fra tutela e valorizzazione
2. Istituti di conservazione
3. Valorizzazione
3. La salvaguardia fisica dei documenti
1. Misure di tutela previste dal Codice dei beni culturali e del paesaggio
2. La conservazione preventiva
3. Riproduzione di sicurezza e di complemento
4. La conservazione basata sulla riproduzione periodica
4. La sicurezza dei luoghi e delle persone
1. Il documento dei rischi
2. Misure antincendio e antintrusione
3. La sicurezza delle persone
Parte seconda
Archivistica generale
5. L’archivistica tra diplomatica e informatica
1. Le origini dell’archivistica
2. La diplomatica e il dibattito degli anni Sessanta
3. Gli sviluppi dell’archivistica negli anni Sessanta
4. Interazione della diplomatica e dell’archivistica nell’ordinamento dei fondi
5. Il valore probatorio, carattere essenziale per i documenti di qualsiasi epoca
6. Il documento elettronico e l’esigenza di nuove prospettive per una riflessione teorica
6. L’ordinamento
1. Complessi documentari e finalità dell’ordinamento
2. Il metodo storico e il vincolo archivistico
3. Fondo e archivio. Versamento
4. Analisi strutturale dei fondi. Fondo complesso
5. Soggetto produttore e soggetto collettore
6. Serie e categorie
7. Unità archivistiche e unità di conservazione
7. Strumenti di ricerca. Descrizione, normalizzazione, automazione
1. Finalità degli strumenti di ricerca
2. Esigenza di normalizzazione
3. Questioni preliminari alla redazione degli strumenti di ricerca
4. Elenchi, elenchi di versamento, schedari e repertori, repertori antichi
5. Inventari. Elementi essenziali per la descrizione archivistica
6. Strumenti di ricerca in un sistema informativo locale
7. Strumenti di ricerca e informatica. Ripensare i criteri di descrizione
8. Riproduzione digitale dei documenti
9. Il Semantic web: principi, obiettivi e principali iniziative in ambito archivistico
8. Il ruolo della Guida generale degli Archivi di Stato italiani nell’evoluzione dell’archivistica
1. Il progetto
2. Una prima rilevazione dei dati per complessi documentari
3. Periodizzazioni storiche e raggruppamenti tipologici. Rapporto virtuale tra soggetto produttore e fondo
4. Ordine nella presentazione dei fondi e indici
5. Livelli di descrizione. Struttura gerarchica dei fondi. Raggruppamenti di serie, serie e sottoserie
6 Note storico-istituzionali e note archivistiche. Bibliografia
7. I repertori: il profilo istituzionale dell’ente distinto dalla descrizione del fondo
8. Toponomastica
9. Gli standard internazionali per la descrizione archivistica
1. Gli standard promossi dall’International Council on Archives
2. Standard internazionali in formato XML: EAD E EAC-CPF
10. Consultabilità dei documenti e tutela dei dati personali. Tutela del diritto d’autore e di immagine
1. La normativa in vigore
2. Le Regole deontologiche per il trattamento dei dati a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica

3. Il Codice dei beni culturali e del paesaggio
4. La consultabilità dei documenti negli Archivi storici separati dell’amministrazione centrale dello Stato
5. La tutela del segreto
6. L’accesso ai documenti dei servizi di sicurezza e la tutela del segreto di Stato
7. Strumenti di ricerca consultabili in Internet
8. La tutela del diritto d’autore
11. La ricerca in archivio e a distanza. Fini scientifici, amministrativi e amatoriali
1. Gli Archivi di Stato e altri Archivi storici: i luoghi della conservazione
2. Il servizio in sala di studio
3. Lo schedario degli studiosi e la gestione informatizzata del servizio in sala di studio
4. Versamenti e nuove acquisizioni di fonti. Gestione dei depositi
5. La ricerca per corrispondenza o per posta elettronica
6. Ricerca su Internet e ricerca online. Indici e thesauri
Parte terza
La gestione dei documenti amministrativi: archivi tradizionali e archivi informatici
12. Formazione e gestione dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito
1. La formazione dell’archivio e la certezza del diritto
2. L’organizzazione dell’archivio corrente e la gestione dei documenti
3. Registrazione di protocollo
4. Classificazione e fascicolazione dei documenti
5. Funzioni di ricerca e mezzi di corredo negli archivi correnti
6. Il manuale di gestione
7. La gestione dei documenti nell’archivio di deposito
8. Archivi di deposito e archivi intermedi: modelli a confronto
13. Lo scarto
1. Le ragioni dello scarto
2. L’evoluzione delle norme
3. Le norme in vigore
4. Le procedure per lo scarto
5. Strumenti per lo scarto
6. La valutazione per lo scarto
7. Riproduzione sostitutiva e archivi informatici
14. Formazione e gestione di un sistema documentario digitale
1. I sistemi di gestione informatica dei documenti
2. La formazione e la gestione di documenti e di archivi informatici
3. Gestione dei flussi documentari: controllo dei processi e livelli di sviluppo della gestione dei documenti
15. Normativa di base per la gestione dei documenti della pubblica amministrazione
1. La normativa sulla gestione dei documenti nella pubblica amministrazione. Considerazioni introduttive
2. I principi generali del quadro normativo
3. La gestione informatica dei documenti nella normativa nazionale
4. La gestione dei flussi documentali e il controllo dell’iter delle pratiche nel testo unico e nel Codice dell’amministrazione digitale
5. Il documento informatico nella normativa nazionale
6. La digitalizzazione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici nel Codice dell’amministrazione digitale e nella regolamentazione tecnica
7. Il diritto di accesso e la tutela dei dati personali
16. La conservazione dei documenti digitali
1. La conservazione e le criticità concettuali e organizzative
2. Che cosa si conserva: le garanzie per l’integrità, i metodi e i metadati di conservazione
3. Come si conserva: attività tecniche e requisiti organizzativi
4. Chi conserva: i depositi certificati
5. Qualche considerazione sulle criticità di una fase di transizione
Indice dei nomi